Ternyata, Mengurus Akta Kelahiran Itu Mudah

Anak saya sudah lahir. Maka salah satu PR saya adalah menguruskan akta kelahirannya. Akta kelahiran adalah selembar dokumen vital bagi seorang warga negara. Pertama, untuk mencantumkan namanya dalam KK (Kartu Keluarga). Kedua, untuk mencegah masalah saat berbenturan dengan administrasi: daftar sekolah, urus KTP, pernikahan, dll.

Kiara pun bisa tidur dengan tenang karena akta kelahirannya sudah beres sebelum usianya genap dua bulan.

Kiara pun tidur dengan tenang karena akta kelahirannya beres sebelum usianya genap dua bulan.

Jadi, akta kelahiran harus segera jadi!

Tapi…. Saya mengambil napas panjang. Sudah terbayang betapa ribet dan melelahkannya mengikuti alur birokrasi untuk mengurus itu. Apalagi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispenduk Capil) nanti. Dispenduk Surabaya setiap harinya melayani ratusan hingga ribuan warga.

Istri saya sudah membuktikan sendiri sewaktu mengurus surat pindah domisili untuk KTP. Antriannya gila! Datang jam 8, baru pulang jam 13. Padahal itu hari biasa, tidak ada hawa-hawa liburan panjang seperti sekarang. Sedangkan saya? Saat ini menjelang libur Natal dan tahun baru. Pasti warga berbondong-bondong mengurus apapun keperluannya sebelum para PNS Dispenduk liburan dan cuti bersama. Ah, bisa-bisa tambah keriting saja antriannya!

Tapi, mau bagaimana lagi. Sekali lagi, akta kelahiran harus segera jadi! Saya bismillah saja mengurusnya. Dan ternyata, alhamdulillah, lancar dan cepat. Tidak perlu sampai meninggalkan pekerjaan dan izin cuti. Percaya atau tidak, di Dispenduk, saya cuma butuh waktu kurang dari satu jam untuk mengurus akta kelahiran!

Ini riil. Bukan suap, bukan calo, apalagi pakai kenalan orang dalam. Terus apa? Tidak ada yang istimewa, sebenarnya. Langkah-langkah saya mengurus akta kelahiran Kiara ya umum-umum saja:

  1. Urus Surat Pengantar RT. Modalnya KK, KTP istri dan saya, Surat Nikah, serta surat Keterangan Lahir dari Rumah Sakit (atau siapapun yang membantu kelahiran). Semua dokumen asli, dan semuanya akan dikembalikan pada Anda, plus selembar Surat Pengantar yang sudah ditandatangani dan distempel RT.
  2. Legalisir Surat Pengantar itu di RW. Berbekal berkas yang sama dan Surat Pengantar RT, sekarang mintalah stempel dan tanda tangan RW. Sama seperti di RT, tidak ada berkas yang diambil Pak RW di tahap ini.
  3. Urus Formulir Kelurahan. Bawalah berkas-berkas itu, plus fotokopian KTP dua saksi kelahiran (bisa orangtua Anda, tetangga, atau siapapun). Oh ya, fotokopi juga semua dokumen rangkap tiga, dimana fotokopi Surat Nikah hendaknya terlegalisir. Lalu isi formulir pengajuan akta kelahiran, dan serahkan kepada petugas Kelurahan. Setelah berkas diperiksa, Anda akan diminta membawa berkas tersebut ke Ruang Lurah atau Sekretaris Lurah.
  4. Tanda tangan dan stempel Lurah. Mintalah stempel dan tanda tangan Lurah (Penata Muda Tingkat I) atau sekretarisnya. Lalu kembalilah ke petugas tadi untuk diaturkan berkas-berkas Anda. Akan ada tiga bendel berkas. Satu yang asli untuk Dispenduk (minus KTP dan KK asli), satu bendel kopian untuk arsip Kelurahan, dan satu lagi bendel kopian untuk Anda sendiri.
  5. Langsung ke Dispenduk! Saya juga bingung, kenapa tidak ke Kecamatan dulu? Tapi memang saya disuruh langsung ke Dispenduk. Di Dispenduk, Anda tidak lagi perlu menyerahkan KTP asli dan KK asli. Tapi tetap dibawa saja.

Memanfaatkan waktu istirahat kantor yang hanya satu jam, saya meluncur ke Dispenduk di Jl. Manyar Kertoarjo 6 Surabaya. Pukul 12.30-an, saya masuk ke ruangan besar yang sudah dijejali banyak orang. Ruangan yang luas dan penuh AC itu terasa gerah. Tercium bau lembab dari keringat orang-orang.

Dari meja pengambilan nomor antrian, saya mendapat nomor 125 di loket 1. Saya mendongak melihat LCD di loket itu, petugas sedang melayani nomor 115. Berarti ada 10 orang antri di depan saya. Entahlah, sepuluh orang ini termasuk panjang atau tidak. Tergantung satu orang dilayani selama berapa menit.

Saya duduk saja. Menunggu. Lama-lama saya tahu, mereka tidak dilayani satu-satu. Melainkan dipanggil lima-lima. Saya tersenyum dalam hati, ini takkan menghabiskan waktu terlalu lama.

Lima belas menit kemudian terdengarlah suara wanita robot memanggil, “Nomor antrian… satu… dua… lima… menuju… loket 1.”

Ah, akhirnya!

Saya pun maju. Meletakkan nomor antrian dan map berisi dokumen-dokumen yang sudah diatur petugas Kelurahan. Saya masih harus duduk dan menunggu lagi, sementara berkas-berkas saya dan kelima orang lainnya diperiksa. Yang berkasnya kurang lengkap, dipanggil lagi dan disuruh melengkapi.

Sekitar tujuh menit kemudian, nama Kiara dipanggil. Deg-degan juga. Jangan-jangan berkas saya tidak lengkap dan disuruh kembali. Tapi, alhamdulillah, petugas itu memberikan secarik bukti penyerahan berwarna biru dan berkata, “Aktanya diambil tanggal 21 ya, Pak.”

Hm, sekarang tanggal 13 Desember. Itu berarti sekitar seminggu lagi. “Berapa biayanya, Bu?”

“Gratis,” jawab petugas itu begitu saja, seolah-olah sudah ribuan kali dia ditanyai seperti itu.

Singkat cerita, pada tanggal 21, saya kembali menyambangi Dispenduk saat jam makan siang. Karena terpotong salat Jumat, saya baru datang pukul 12.45. Langsung menjujuk ke loket pengambilan akta. Dan meletakkan slip berwarna biru di keranjang yang disediakan. Wow! Sudah ada belasan slip di sana!

Tapi saya lihat petugasnya, yang sepertinya anak-anak magang, masih makan siang. Baru lima menit kemudian, loket-loket mulai aktif memanggil para pengantri dengan suara robotnya. Petugas (magang?) di loket pengambilan akta pun mulai memproses slip-slip di keranjang secara manual.

Setelah 10 menit saya berdiri di tengah sesaknya kerumunan, akhirnya mbak itu memanggil, “Kiara Hanifa Anindya….”

Saya pun menyahut. Lalu menyerahkan fotokopi KTP saya sebagai pihak yang mengurus akta kelahiran. Petugas itu mewawancarai saya sebentar untuk memastikan Kiara memang anak saya. Setelah itu, saya tanda tangan serah terima. Dan akta putri saya pun sudah ada di tangan. Saya melirik jam. Ah, baru pukul 13.02.

Cepat dan benar-benar tanpa biaya, ternyata!

Saya tidak tahu bagaimana rencana Pemkot ke depannya, tapi saat saya mengurus ini, mulai dari RT sampai Dispenduk, semua serba gratis. Hanya di Kelurahan saya membayar Rp 5.000. Itu pun untuk sumbangan kemanusiaan dan ada slip buktinya (resmi Pemkot dan PMI Surabaya).

Ternyata perbaikan birokrasi di Surabaya bukanlah isapan jempol. Sistem permejaan sudah efisien, piranti-piranti yang dipakai jauh lebih canggih, dan calo-calo sudah tidak saya temui. Memang, masih banyak hal-hal yang mengecewakan. Tapi ayolah, jangan banyak menggerutu. Lihat saja sisi terangnya. Saya pikir, birokrasi pemerintahan sudah banyak berubah ke arah lebih baik.

Toh saya sendiri heran, kenapa ya antrian saat saya mengurus akta Kiara tidak sampai gila-gilaan? Baik saat saya menyerahkan berkas maupun saat mengambilnya. Pikir punya pikir, akhirnya saya berkesimpulan:

  1. Saya memang sedang beruntung.
  2. Faktor siang. Kebanyakan orang berpikir, “Harus pagi, harus pagi! Datang semakin pagi, semakin baik. Kalau bisa, Subuh sudah ngantri!” Tapi mereka lupa, semua orang juga berpikir seperti itu. Hingga akhirnya semua pun bertemu tumpah ruah di pagi itu, hahaha! Saya kira, jauh lebih sedikit orang yang berpikir terbalik, “Datang siang-siang aja deh. Kalau sudah siang, antriannya kan sudah terurai. Lagipula, sedikit orang yang bersedia keluar saat terik. Jadi, kemungkinannya Dispenduk malah lebih sepi.”
  3. Program Pemerintah Kota Surabaya untuk mengurangi volume antrian di Dispenduk, antara lain dengan program mobil keliling (Jemput Warga) dan mendirikan stand Dispenduk di mal-mal.

Saya belum pernah mengurus lewat Dispenduk Jemput Warga atau di Balai Kota, Taman Bungkul, ITC, Royal Plaza, atau PTC. Tapi rasanya prosedurnya sama saja.

Untuk Dispenduk Jemput Warga, Anda tinggal tengok lokasi dan jadwal kedatangan mobil Dispenduk melalui situsnya. Berkas-berkas yang harus disiapkan pun sama. Begitu pula untuk pengurusan akta di mal:

  • Jam pelayanan pengurusan akta di mal mulai pukul 11.00. Hanya ada di hari Sabtu dan Minggu.
  • Sistem antriannya dengan mengumpulkan semua berkas dalam map yang sudah diberi nama anak dan orangtua. Map akan diberi nomor sesuai urutan antrian.
  • Jika tidak mau repot, map bisa dikumpulkan siang hari untuk mendapatkan antrian awal pada keesokan harinya.
  • Jam 9, pengumpulan berkas ditutup, semua map yang sudah diberi nomor dibawa ke depan konter pelayanan.
  • Jam 11, petugas mulai mengambil map dan memanggil satu per satu. Jika Anda tidak ada saat dipanggil, maka nomor Anda hangus dan harus balik mengantri dari awal.

Kemana pun Anda hendak mengurus akta kelahiran, saran terbaik saya: jangan telat! Di atas 60 hari dari kelahiran bayi, sudah tergolong telat. Apalagi bila usia si anak di atas satu tahun, wah, mengurus akta kelahirannya harus lewat pengadilan. Ribet kan? Dan mahal, pastinya.

Dengar-dengar, denda keterlambatan ini sampai 2.000.000. Yang lain bilang hanya 100.000. Tapi kalau saya, meski dendanya cuma Rp 100.000, ya tetap mending tidak didenda. Lagipula, sudah kena denda begitu, toh nanti tetap harus mengurus alias capek-capek antri juga. [photo by Brahm]

11 thoughts on “Ternyata, Mengurus Akta Kelahiran Itu Mudah

  1. Mochamad Yusuf

    Kamu kok tambah ribet begitu, Brahm?
    Aku nggak bawa dokumen2 saksi seperti kamu. Tapi kamu enak, nggak perlu bawa pohon. Karena waktu Zelda lahir, Zidan saya minta uruskan orang, walikotanya punya program 1 jiwa 1 pohon. Ya, nggak papa berarti ada pohon yang atas nama Zelda tumbuh di Surabaya. Oh ya, yang waktu nguruskan aktenya Zidan, saya minta sekalian mecahkan KK. Jadi meski alamat sama dengan ortu, tapi KK sudah sendiri.
    Mochamad Yusuf recently posted..Rahasia Rezeki (108): Banyak Dosa Pun Rezekinya BanyakMy Profile

    Reply
  2. Brahm

    Lho, ini sudah jauh lbh sederhana lho dari zaman Zidan. Yg dimaksud saksi itu cuma bawa fotokopi KTP mereka, apanya yg ribet? Sampeyan pakai calo sih dulu, jd terima bersihnya, makanya susah dikit dianggap ribet 😛

    KK juga udah aku pecah kok sebulan setelah nikah dulu. Nggak pakai ribet juga.

    Aku memang emoh pakai calo utk urusan apapun. Aku berdoa semakin banyak calo2 itu yg ganti profesi, daripada menuh2i instansi2 publik sambil nipu2 orang2 yg lugu di sana (kasihan kan). Juga biar aku bisa ngajarin anak2ku kelak utk mandiri dan nggak mengandalkan duit. Terus, biar aku punya bahan buat tulisan di sini, hehehe….

    Reply
  3. Mochamad Yusuf

    Bukan. Kamu berarti nggak nyimak komentarku.

    Zidan memang aku pakai calo (pak RT) untuk mengurus pembuatan KK baru (mecah KK) sekalian ngurus akte Zidan. Sedang untuk Zelda aku ngurus sendiri. Dan malah rasanya aku tidak ribet pakai foto copy saksi seperti itu. Aku malah merasa lebih sederhana dibanding aku mengurus sendiri untuk aktenya Zelda.

    Tapi memang ada 1 keribetan waktu mengurus aktenya Zelda: harus membawa 1 pohon!
    Mochamad Yusuf recently posted..Rahasia Rezeki (108): Banyak Dosa Pun Rezekinya BanyakMy Profile

    Reply
  4. Brahm

    Ya, Pak, tentu saja ngurus sendiri lebih nggak praktis daripada dg calo. Tapi jauuuuh lebih puas, hehehe…. Dan bangga karena kita nggak menyuburkan profesi calo. Dan aku beruntung, satu anak satu pohon seperti di zaman Zelda udah nggak ada lagi. Meski itu program bagus, tp pasti ribet.

    Reply
  5. Nandia Arna Ku

    mbak mau tanya saksi nya kalau keluarga sendiri boleh ? Keluarga dalam arti masih tercantum dlm KK , mohon jawabanyya ya mbak ,

    Reply
    1. Brahmanto Anindito Post author

      Boleh, aku aja pakai keluarga sendiri (tapi udah beda KK). Dan itu KTP-nya aja 🙂

      Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CommentLuv badge